Notulen van ons eerste gesprek met de Hoogvliet

Vooraf
Op 30 oktober 2024 kregen we een mail van De Selectie* met de strekking dat onze email met de notulen aan de Gemeente Hilversum niet conform de gemaakte afspraken waren.

Eerder op 24 september hebben wij, als vertegenwoordiging van de bezorgde bewoners, gesproken met Hoogvliet en De Selectie*. Het is niet zo gelopen als gehoopt. Op 15 oktober hebben wij pas een verslag met notulen gemaakt en opgestuurd naar de gemeente. (cc. Hoogvliet)
Reden: Wij verkeerden in de veronderstelling dat we informatie van de Hoogvliet zouden krijgen waarna we eindelijk goed geïnformeerd en onderbouwd verder in gesprek konden gaan. In het verslag aan de gemeente (een paar weken later) hadden we gemeld dat we nog steeds geen informatie hadden ontvangen.

Het vervolg
We verbaasden ons over de mail van 30 oktober, omdat er in onze belevenis toch echt afspraken waren gemaakt. Bij het terugdenken aan dit gesprek moesten we tot onze schrik constateren dat Hoogvliet gelijk had. Tenminste……wij melden steeds dat we informatie en een globaal stappenplan willen. Hoogvliet heeft het in onze herinnering over dat de planning nog niet bekend is van de website en inloopavond. Wij begrepen dat we nu eindelijk informatie konden krijgen.

Wat er dan gebeurt: Hoogvliet sluit het gesprek af door te melden dat ze ons ”gehoord” hebben. En horen daar hoeven ze niets mee. Kortom: in de belevenis van Hoogvliet zijn er geen bindende afspraken gemaakt.

Belofte (en excuses) aan onze buren
Ons enige verweer is dat wij niet bedreven zijn in politieke taalkundige woordspelingen die erop gericht zijn om geen toezeggingen te doen. Zie ook de randvoorwaarden en het convenant onderaan dit verhaal. Helaas gingen we uit van goede bedoelingen en de gedachte dat we eindelijk mee mochten participeren. We lopen er steeds tegen aan dat Hoogvliet mensen in dienst heeft die goed zijn in hun werk. En wij hebben hier geen ervaring in. Hierbij de belofte aan alle buren dat we proberen scherper te zijn.

* De Selectie is het bureau dat de Hoogvliet heeft ingehuurd om het participatieproces uit te voeren.

---

De notulen

Van: de Groep bezorgde bewoners
Aan: Gemeente Hilversum, commissie en raadsleden.
CC: De Selectie (Hoogvliet)
Betreft: Verslag van het gesprek tussen de groep Bezorgde bewoners en Hoogvliet

Verzoek: Graag dit verslag mee laten wegen t.b.v. toekomstige besluitvorming inzake de voorgenomen verhuizing van Hoogvliet van de Admiraal de Ruijterlaan naar Stamgarage op de Bosdrift.

Aanwezig op 24-09-2024: 3 personen van groep bezorgde bewoners . Zij hebben gesproken met 2 personen van Hoogvliet Beheer en bureau De Selectie in Hotel Lapershoek.

Verslag
Hoogvliet: De afgelopen jaren is er ideevorming geweest, daarom globale en wijzigende plannen. Daarnaast is er onderzoek naar draagvlak gedaan (wat er blijkbaar niet was maar toch mag Hoogvliet
verder onderzoeken). Nu is dan de fase van verder uitwerken.

Hoogvliet: verwerkt de vergaarde input (van onder andere de raadsvergadering) met een architect. Denk aan zaken als hangjongeren, bankjes, zebrapaden, veilige schoolroutes, … In overleg met de gemeente volgt daar een plan uit welke Hoogvliet wil delen via bijvoorbeeld een inloop en de website.

Bezorgde bewoners: Wij hebben aangedrongen op het openbaar maken van de vergaarde input, zodat duidelijk is wat al is gehoord en wat daarmee is gedaan. Natuurlijk kan niet alles, maar dan is in ieder geval bij iedereen duidelijk wat bekend en meegenomen is. Verder willen we graag alle stukken (zoals
onderliggende producten die nodig zijn voor de aanvraag van Hoogvliet bij de gemeente) op papier om rustig tot ons te kunnen nemen. En we willen weten wie uiteindelijk ergens voor verantwoordelijk zou zijn: wat ligt bij de gemeente en wat bij Hoogvliet.

Hoogvliet/De Selectie: NAAM hoopt dit jaar meer van de plannen te kunnen delen (website, inloop). NAAM hoopt volgend jaar de aanvraag voor de omgevingsvergunning in te kunnen dienen. Dat is bijvoorbeeld afhankelijk van wat de gemeente vraagt. Meer detailniveau (“op millimeters”), infratekening en bestek duurt langer. Daarmee is het proces wat Hoogvliet betreft nog onduidelijk.

Bezorgde bewoners: Wij hebben meegegeven dat dit een eenmalig en uniek project is (zoals de eventuele aanpassingen aan het pand “Stam”). Een Hoogvliet ergens vestigen en/of verhuizen is vaker gedaan en daarmee zijn de meeste te nemen stappen bij Hoogvliet al bekend, maar niet bij bewoners. Zo noemde NAAM “inrichting openbare ruimte” als eerste stap. Wij zien graag een globaal stappenplan tegemoet. De volgorde en exacte tijdsduur kunnen natuurlijk schuiven.

Opvolging: Tot op heden (15 oktober 2024) heeft de groep Bezorgde bewoners helaas nog geen informatie mogen ontvangen van Hoogvliet en De Selectie over:

• de vergaarde input.
• een lijst wie waar verantwoordelijk voor is.
• alle onderliggende stukken die nodig zijn voor een aanvraag van Hoogvliet bij de
  gemeente.
• globaal stappenplan
• overige informatie.

---

Reactie-mail van Hoogvliet (De Selectie)

Kerngroep Bezorgde bewoners wijk zuid
Naar aanleiding van ons gesprek
Een bericht

Van: NAAM 30 oktober 2024 om 13:02
Aan: Bezorgde bewoners wijk zuid

Beste bezorgde bewoners,

Op 24 september jl hebben wij met elkaar van gedachten gewisseld over het vervolgproces. Wij kijken terug op een goed gesprek. Ik vind het daarom jammer dat u zich tot de raadsleden richt met een verslag dat ik niet eerder heb gezien. Laten we proberen elkaar niet onnodig te verrassen.
Tijdens ons gesprek in september hebben we aangegeven dat wij het belangrijk vinden uw groep en anderen in de omgeving te blijven betrekken bij de verdere uitwerking van de plannen. Een precieze planning is op dit moment nog moeilijk te maken, omdat wij afstemmen met de gemeente die ook een belangrijke rol heeft in het vervolgproces. Onze contactpersoon bij de gemeente heeft laten weten dat er door onvoorziene omstandigheden nog geen projectleider is, daar wordt hard aan gewerkt. Wij vinden het immers belangrijk dat het proces zorgvuldig verloopt en dat datgene dat we delen ook mogelijk is. Wij hebben toegezegd de processtappen, zodra deze bekend en afgestemd zijn met de gemeente, met jullie te delen. Zover is het op dit moment nog niet. De afstemming met de gemeente heeft nog niet kunnen plaatsvinden. Wij willen voorkomen dat er voorlopige oriënterende schetsen gedeeld worden, waarin onmogelijkheden zouden staan of processtappen die niet in samenhang zijn met processen vanuit de gemeente.
Daarnaast hebben wij ook toegezegd inzichtelijk te gaan maken welke wensen uit de omgeving meegenomen kunnen worden in de verdere uitwerking en dat ook duidelijk is, wie precies waarvoor verantwoordelijk is. Ook delen wij de stukken graag met de omgeving. Wij hebben daarbij toegelicht dit te willen doen op een manier waarop iedereen op hetzelfde moment toegang heeft tot dezelfde informatie en dat er daarbij ook de mogelijkheid is om in gesprek te gaan om wederzijds om toelichting te kunnen vragen. Om onduidelijkheid te voorkomen en ook de kennis van de omgeving mee te kunnen nemen. Daartoe kijken wij naar een inloopmoment samen met de gemeente en Hoogvliet en een mogelijkheid via de website www.hoogvliethilversum.nl

Ik heb jullie uitgenodigd om contact met mij op te nemen als er vragen, opmerkingen of onduidelijkheden zijn, of om elkaar op de hoogte te houden. Ik zal dat ook blijven doen.

Hartelijke groet,

NAAM
Adviseur

---